9:30 - 17:30 bereikbaar op 020 - 210 13 03
Haal het uiterste uit jouw evenement of festival met video

Haal het uiterste uit jouw evenement of festival met video

Het staat altijd wel op je checklist: een video regelen voor je event. Want je wil jouw bezoekers achteraf nog een mooie terugblik geven. Ook is het voor jezelf fijn om een aandenken te hebben aan al jouw inspanningen.

Inhoudsopgave

Wat voor soort video heb jij nodig?

Premovies

Enthousiasmeren van je bezoekers
Informeren van je bezoekers
Evenement video’s
Live stream
Aftermovies
Wat te doen bij formele evenementen?
Video op LinkedIn
Tips om meer uit je opnames te halen
Hoe nu verder?


Maar waarom wil je precies deze video? Heb je al een keer gekeken of je doelgroep de video bekijkt? Trekt het nieuwe bezoekers aan? Voegt het wat toe aan je evenement? En wellicht de belangrijkste vraag die ik zal beantwoorden: Hoe haal je meer uit jouw evenement met video?

Wat voor soort video heb jij nodig?

Begin altijd met de vragen: Waarom heb ik een video nodig? En wat is het doel van de video? Meest voorkomende antwoorden zullen zijn: Kaartverkoop boosten, trouwe bezoekers krijgen, branding versterken, je achterban informeren of sponsoren aantrekken.

Eén sfeerverslag van je evenement kan je zeker helpen met deze doelen, maar is vaak te algemeen en te vrijblijvend waardoor de call-to-action niet duidelijk is. Een begeleidende tekst is dan de oplossing, maar wordt bij een video vaak over het hoofd gezien. Zorg er dus voor dat deze zo kort en krachtig mogelijk is.

Organisatie Awakenings heeft goede cases als het gaat om krachtige video’s combineren met duidelijke en korte call-to-action berichten

Afhankelijk van het medium verschilt de plek van de begeleide tekst. Op Instagram leest men wel sneller over de tekst dan bijvoorbeeld Facebook, omdat de video boven de tekst staat.

 

Om er zeker van te zijn dat je bezoekers of volgers de boodschap meekrijgen (in dit geval de kaartverkoop), doe je er goed aan om je tekst in de video te zetten. Dit kan continu of een aantal keer. Voor het festival By the Creek produceerde we om de week een nieuwe video (max 1 minuut) met een nieuwe boodschap. Hiervoor gebruikten we steeds beelden van voorgaande editie en een nieuwe muziektrack die paste bij aankomende editie.

Bovenstaande voorbeelden hebben betrekking op jouw doel die je voorafgaand van je evenement wil behalen: het verkopen van kaarten. Wij (VideoBird) maken dan ook onderscheid in drie verschillende soorten video’s die je voor jouw evenement kan inzetten: Premovies, Eventmovies en Aftermovies.

 

Premovies

De voorbeelden die ik hierboven heb gegeven vallen vanzelfsprekend onder het kopje premovies. Premovies kunnen verschillende doelen hebben. Hieronder een aantal voorbeelden van soorten video’s die onder premovies vallen.

Stimuleren van kaartverkoop
Denk hierbij aan promotievideo’s waarin je een visueel beeld en gevoel geeft van je evenement. Maar het kan ook een video zijn die puur gericht is op de line-up, optredens en activiteiten.

Uitnodiging van een bedrijfsfeest voor ING medewerkers. Spannend, informatief en spectaculair.

Door regelmatig updates te geven over de kaartverkoop creëer je extra vraag en schaarste.

De AMMA Awards booste hun ticketverkoop door bekend te maken wie de host voor de avond was.

Enthousiasmeren van je bezoekers

Ook de mensen die al een kaartje hebben gekocht wil je in aanloop van je evenement tevreden blijven houden. Geef ze dan ook regelmatig updates als veranderingen komen in de programmering of randactiviteiten.

Een ander soort premovie die wij regelmatig maken zijn video’s waarin we dieper ingaan op de artiesten of het thema van het festival. Vaak in de vorm van een reportage.

Voor het Amsterdamse Verbond produceerden we twee seizoen een serie over Amsterdam, vrijheid en het uitgaansleven met bekende Nederlanders.

Het publiek van StrafWerk staan bekend als muziekliefhebbers. Zij willen meer zien en horen van hun favoriete artiesten dan alleen hun muziekset.

Bij grotere evenementen kan je jouw publiek ook teasen door video’s te maken met backstage beelden van o.a. repetities of (zoals hieronder) van het opbouwen van je evenement.

Kingsland festival trok meer dan 100.000 bezoekers, die wil je wel goed opwarmen van tevoren!

Informeren van je bezoekers

Heeft jouw evenement een thema en wil je jouw achterban nog wat informatie geven voordat ze komen? Ook dat kan je doen via een video, bijvoorbeeld aan animatie video.

Een nieuwe cursus of workshop kan je ook zien als een evenement. De UvA ziet dat ook zo en communiceert nu ook naar haar studenten doormiddel van een video over nieuwe vakken die ze gaan volgen.

Evenement video’s

Het verschilt per evenement wat de mogelijkheden zijn voor video content. Heb je veel optredens of activiteiten dan kan je ervoor kiezen om op de dag zelf verschillende reportages te filmen, monteren en te publiceren.

Zo kan je mensen er nog last-minute van overtuigen om langs te komen of (bij een meerdaags festival) de dagen erna.

Het Amsterdams Terrassen festival koos ervoor om alle drie de dagen op dezelfde dag nog een reportage online te zetten. Leuk en effectief!

LINDA.festival koos er in 2016 al voor om iedere 2 uur een reportage van een artiest of activiteit online te delen.

Organiseer je een award show of reik je een prijs uit? Dan kan je verschillende soorten video’s aan je publiek laten zien. Introduceer de genomineerden met behulp van een korte video, zodat iedereen in de zaal kennis kan maken met de desbetreffende persoon, organisatie of case.

5 nieuwe vastgoedprojecten aan je publiek introduceren gaat via video een stuk makkelijker dan een presentatie. En het publiek vind een  video  leuker om te kijken.

Bouw tijdens de uitreiking de spanning op door een animatie waar de winnaar bekend gemaakt wordt. Trek het thema en de stijl van jouw evenement goed door in deze video’s.

In 2013 maakte we voor de VIV400 een combinatie tussen introductie van de genomineerden en de uitreiking van de winnaar.

Het NRW Marketingcongres 2018 werd in een voormalige gevangenis (De Lik) georganiseerd. Dit kwam ook in de stijl van alle video’s tijdens het evenement naar voren.

Live stream

Wil je jouw bereik vergroten of je achterban die er niet bij kon zijn bereiken? Dan is live-stream de ideale oplossing en tegenwoordig een stuk toegankelijker, zowel in productie als in prijs.

Je kunt ervoor kiezen om je acts, award show of het gehele programma live te streamen. Maar je kan ook live-reportages tijdens je evenement produceren.

Wil je meer weten over de mogelijkheden en de voordelen? Kijk dan eens naar 5 redenen om in 2018 te beginnen met live stream.

Live Registratie

Aftermovies

De video’s in deze categorie heb je in alle soorten en maten. Men denkt bij het woord ‘aftermovies’ veelal aan video’s van festivals en feesten.

Met creatieve montages van clichébeelden van dansende mensen, timelapses en dergelijke. De Speld stak er een paar jaar geleden de draak mee door een compilatievideo te maken met deze beelden.

Official Aftermovie van De Speld 😉

Zoals bij iedere video is het belangrijk dat je van te voren bedenkt wat het doel is van je aftermovie.

De algemene aftermovie is met name bedoeld als mooie terugblik van je evenement.

Maar je kunt ook als doel hebben om je kijkers nog kort een samenvatting te geven van de informatie die tijdens jouw evenement verspreid werd. Daarnaast kan je met de opnames die gemaakt zijn verschillende montages maken, afhankelijk van het doel van de video (hierover meer bij het kopje ‘Tips’).

Hieronder een aantal andere vormen die een aftermovie kan aannemen.

Standaard aftermovie

Bij een Aftermovie spreken de beelden voor zich.

Sfeerverslag

Een combinatie van beeld en interview is het populairst bij meer formele evenementen.

Reportage

Met behulp van een reportage neem je de kijker meer mee. Ook kan je gemakkelijker een bepaalde insteek of thema aan de video koppelen.

Videosnack

Heb je genoeg leuke beelden en interviews opgenomen? Dan kan je bepaalde sprekers en gasten of onderwerpen een aparte video geven.

DJ Set

Simpel en effectief. Een momentopname van je evenement om het gevoel beter over te brengen.

Casevideo

Geef meer context aan je evenement door o.a. conceptontwikkeling, uitvoering en resultaten in beeld te brengen. Handig voor je website, portfolio en het insturen van je cases voor awards.

Wat te doen bij formele evenementen?

Tot nu toe ben ik vooral ingegaan op informele evenementen door met name voorbeelden te gebruiken van festivals en feesten.
Maar de kans is groot dat jij ook formele evenementen organiseert. Denk aan congressen, workshops, trainingen of andere plenaire programma’s.


Hoewel er regelmatig een afsluitende (netwerk) borrel bij komt kijken, is dit niet het onderdeel waar de nadruk op moet liggen in je communicatie. In deze gevallen wil je jouw doelgroep informeren over het evenementen (of onderwerp) dat eraan komt of juist geweest is.

Geef iets meer de ruimte voor interviews en goede quotes dan alleen de mooie beelden.

Video op LinkedIn

De meeste formele of B2B communicatie verloopt via Linkedin. En dat video daar een steeds belangrijkere rol in speelt snapt Linkedin ook (lees ook ons artikel over B2B video’s op LinkedIn).

Linkedin beloont gebruikers die meer met video communiceren in hun zichtbaarheid. Daarnaast ziet je pagina er een stuk gevarieerder uit en is de kans groter dat je video bij de juiste personen komt.

LinkedIn Schermafbeelding

Net als bij andere social media platformen, doe je er goed aan om je video’s vierkant te maken. Hierdoor verschijnen ze groter dan rechthoekige video’s in de tijdlijn.

 

Tips om meer uit je opnames te halen

Maak verschillende video’s met dezelfde opnames

Het produceren van een professionele video voor je evenement kost al snel meer dan duizend euro. Hiervan zitten de meeste kosten in de draaidag(en) zelf (crew en apparatuur). Wij adviseren dan ook om goed na te denken wat voor soorten shots je graag zou willen hebben en welke vragen je allemaal gesteld wilt hebben. Niet alleen voor de aftermovie, maar ook voor andere videoproducties.

In de postproductie kan je ervoor kiezen om verschillende video’s te laten produceren voor verschillende doeleinden. Zie ook alle voorbeelden hierboven. Hierdoor zijn de kosten per video een stuk lager. Daarnaast heb je meer content om te verspreiden. Zo kan je bij het produceren van 6 video’s, 6 weken lang een video wekelijks delen.

Verspreid je video over verschillende data en platformen
Stel je hebt een reportage gemaakt van je evenement. Je kan ervoor kiezen om deze video op dezelfde dag te delen via verschillende platformen, maar je vergroot je kansen op views door dit te verdelen. Verstuur bijvoorbeeld maandag de Youtube-link van je reportage via jouw nieuwsbrief, zet hem dinsdag op Facebook, woensdag op Instagram en donderdag op Linkedin.

Afbeelding Buffer

Een handige tool die je kan gebruiken voor het inplannen van je social media berichten is Buffer.

 

Hergebruik je opnames
Vraag jouw videoproducent om de ruwe opnames te bewaren of vraag ze om de beelden op een harde schijf te zetten. Het is wel belangrijk om dit van te voren goed met je videoproducent te bespreken! Er kunnen extra kosten bij komen kijken.
Deze beelden kan je vervolgens gebruiken voor promotiemateriaal voor volgende bijeenkomsten. Maar je kan de beelden ook gebruiken als achtergrond voor andere (social) media uitingen.

Kies voor bewegende beelden in plaats van stilstaande beelden in je berichten om je boodschap te versterken.

Overige tips

– Huur het videoteam voor een dagdeel in i.p.v. een hele dag. In veel gevallen is dat al voldoende voor een sfeerverslag.

– Vraag een fotograaf mee. Handig als je alle visuele content door dezelfde leverancier kan laten produceren. Is in vele gevallen ook kostenbesparend.

– Verdeel de kosten voor de video’s over verschillende kostenposten als ze duidelijk een andere doel hebben (marketing, sales, pr, communicatie).

– In veel gevallen schakel je andere bedrijven in die helpen bij jouw evenement. Denk aan locatie, catering, techniek en dergelijke. Zij kunnen ook promotiemateriaal gebruiken waarin hun dienst of product goed in beeld komt. Vraag of zij hier geïnteresseerd in zijn en je kan de kosten voor de opnames verdelen.


Hoe nu verder?

Kans is groot dat je na het lezen van dit artikel graag direct aan de slag wil gaan met nieuwe video’s voor je evenement, alleen niet weet waar je precies moet beginnen.

In dat geval kan je ons om advies vragen, stuur een mail naar info@videobird.nl of bel naar 020 210 13 03 en wij gaan er samen met jou voor zorgen dat je het uiterste uit je evenement haalt met behulp van video’s!